Télésecrétariat médical : fonctionnement et missions
Un service de télésecrétariat spécialisé dans le domaine médical est mis en place pour réaliser à distance les mêmes tâches qu’un secrétaire classique en interne. Les compétences et l’expérience des télésecrétaires leur permettent de collaborer avec les médecins généralistes et les spécialistes. Ce type de prestation est souvent entrepris par une agence spécialisée ou un professionnel indépendant. Quelle que soit la solution choisie, l’externalisation du secrétariat médical par un prestataire fiable est l’assurance d’un travail de qualité. Comment fonctionne-t-il ce service télésecrétariat médical et quelles missions pourrait-on lui confier ?
Mode de fonctionnement d’un service de télésecrétariat médical
Un service de télésecrétariat médical est mis en place pour remplacer un secrétaire classique ou en soutien en cas de débordement. En fonction des besoins des praticiens ou des spécialistes, ils peuvent recourir à une grande agence de télésecrétariat médical ou à un professionnel opérant depuis son domicile.
Dans tous les cas, la plupart des cabinets médicaux ou centres de santé de grandes envergures optent pour une sous-traitance à l’étranger. Bon nombre d’entreprises compétentes y sont localisées et proposent ce type de prestations. Par ailleurs, les petites structures de santé préfèrent collaborer avec des professionnels indépendants sachant qu’elles sont peu sollicitées. Cependant, les prestataires ont la capacité de remplir les tâches associées à ce domaine d’activité.
En plus de la variété des missions proposées, une agence de télésecrétariat médical propose également des prestations très souples. Déjà, elle offre une facturation sur mesure. En fonction des exigences des commanditaires, ceux-ci ont le choix de déléguer toutes les tâches ou une partie seulement. Il en est de même pour les horaires. Les tâches peuvent être réalisées à temps plein ou encore sur des plages horaires ou seulement à des jours bien définis. Parfois, il est même possible pour les professionnels de la santé de maintenir la collaboration tout au long de l’année.
Les principales missions de cette entité professionnelle
La gestion des appels téléphoniques d’un cabinet médical ou d’un centre de santé spécialisé ne se limite pas à l’accueil téléphonique. Elle inclut également d’autres tâches indispensables à la bonne organisation de l’établissement en question. En plus de cela, les agents chargés des missions doivent également disposer de qualités personnelles pour mener à bien leur travail. Déjà, il faut rappeler que travailler dans le domaine de la santé, c’est s’immerger dans un domaine très délicat.
Dans ce cas, les agents opérant dans le télésecrétariat médical doivent respecter tout d’abord le secret médical. Ils doivent également avoir de l’empathie envers les patients. Ces éléments aident effectivement à soigner la relation patientèle. Les compétences médicales sont clairement obligatoires pour pouvoir être dans la même longueur d’onde que les médecins. Cela leur permet de s’adapter facilement aux indications et aux consignes des praticiens. Ils seront également capables d’analyser rapidement les diagnostics pour la réalisation de comptes rendus.
Certes, les missions à confier à ce type de structure dépendent des besoins des spécialistes et médecins. Cependant, les offres les plus complètes peuvent inclure :
- la réception des appels sur des créneaux horaires variés ;
- l’identification des appels selon qu’il s’agit d’une demande d’informations, d’une urgence médicale ou d’un démarchage commercial ;
- le transfert des appels urgents sur la ligne personnelle du médecin ;
- la prise de rendez-vous à partir d’un agenda collaboratif ou via internet ;
- la gestion des agendas des collaborateurs et des professionnels de la santé ;
- la saisie des ordonnances ou des courriers ;
- la personnalisation des réponses suivant les consignes des praticiens ;
- la retranscription des comptes rendus médicaux ;
- la relance des rendez-vous.
Les praticiens doivent identifier leurs besoins avant de choisir les tâches à confier s’ils souhaitent déléguer une partie seulement des prestations. Comme mentionnés précédemment, les tarifs des services dépendent clairement du volume des travaux à réaliser.
Quels que soient la spécialisation du cabinet, le type de structure ou le mode d’exercice, un service de télésecrétariat médical convient parfaitement à tous les professionnels de la santé. Les compétences du prestataire sont l’assurance d’une bonne organisation et d’un service patientèle de qualité.